اتوماسیون اداری تحت وب

اتوماسیون تحت وب

اتوماسیون اداری (Office Automation) و یا سامانه دبیرخانه به معنای یکپارچه‌سازی امور اداری و عملیات‌ مربوط به آن است؛ عملیات و اموری که به‌طور مستقیم با مدیریت اطلاعات در ارتباط هستند که شامل ابزارهای زیادی برای خودکارسازی عملیات موجود و گسترش ابزارهای الکترونیکی مختلف رایانه‌ای و چاپگرها، دستگاه‌های کپی و … در مرکزیت بسیاری از پیشرفت‌های اخیر اتوماسیون اداری قرار دارند.ذخیره‌ی داده‌های خام، انتقال داده‌های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب‌وکار الکترونیک به پیشبرد فعالیت‌های پایه در اتوماسیون اداری کمک می‌کند.
یکی از مجموعه خدماتی که سامانه دبیرخانه بیزینس سافتور به شما ارائه می کند این است که محیط کارتابل را در کنار رایانه شخصی خود به راحتی می توانید در موبایل و یا تبلت خود داشته باشید.

چرا اتوماسیون اداری بیزینس سافتور؟

شـاید ابتدایی‌ترین مفهومـی کـه بـا شـنیدن واژه اتوماسـیون بـه ذهـن خطـور کند معنـای اصلـی آن را نیـز بازگـو می‌کند. به هـر سیسـتمی که به‌منظور مکانیـزه کردن یـک چرخـه کار به وجود آمـده و با یکپارچه‌سازی فرآیندهـا، عملکرد و سـرعت چرخه را بهبـود بخشـد، اتوماسـیون گفتـه می‌شود. اتوماسیون اداری بیزینس سافتور، با امکان مکانیزه‌کردن همه فرم های سازمانی، مستندسازی و هوشمندکردن فرآیندها، یکپارچه‌سازی و ارتباط بین نرم‌افزارها و ساخت و تهیه‌ انواع گزارش‌ها، بسیار فراتر از یک نرم‌افزار معمولی عمل می‌کند.

اتوماسیون اداری بیزینس سافتور،مدیریت دقیق برای شما !

مدیریت فرایند ها و روال های سیستمی ادارات یکی از دغدغه های همیشگی شرکت ها و نهادها بوده اند. سرعت، دقت و موثر بودن این روال و فرایندها کاریست که اتوماسیون اداری تحت وب و موبایل پرتونت برای شرکت های کوچک و بزرگ انجام میدهد. انجام فرایندها با تعداد رکوردهای اطلاعاتی بسیار بالا و کاربرهای زیاد بدون افت سرعت و پشتیبانی مداوم از اطلاعات و سفارشی سازی تمام بخش های اتوماسیون با توجه به نیاز شما باعث شده اتوماسیون پرتونت یکی از برترین ها در این زمینه باشد. ما برای راحتی شما این خدمات را روی بستر اینترنت و موبایل پیاده سازی کرده ایم.

دستاوردهای سازمان ها پس از استقرار اتوماسیون اداری بیزینس سافتور

افزایش سرعت عمل به لحاظ عدم وابستگی به مکان فیزیکی خاص
حفظ امنیت اطلاعات
مکانیزاسیون سازمان‌های دارای پراکندگی جغرافیایی
حذف بایگانی‌های موازی و کاغذی و صرفه‌جویی در مکان فیزیکی
شناسایی گلوگاه‌ها و رویه‌های مکاتباتی پرهزینه
سهولت ردیابی مکاتبات و دسترسی آسان به تاریخچه نامه
امکان انجام فعالیت‌های سازمانی از راه دور
افزایش رضایت شغلی کارکنان به دلیل افزایش اثربخشی
افزایش رضایت مشتریان با دریافت خدمات به‌موقع و اطلاعات شفاف‌تر

سیستم تیکت و پشتیبانی

منظور از سیستم تیکتینگ "Ticketing" همان پشتیبانی آنلاین می‌باشد که امروزه نقش مهمی در نرم‌افزارهای ارتباط با مشتری دارد.
با وجود سیستم تیکتینگ، مشتریان شما دیگر نگران ارتباط با کارکنان نیستند و حس اعتماد خاصی نسبت به خرید محصولات شما را دارند. دریافت بدون واسط و بدون وقفه جواب مسائل و مشکلات مشتریان و کارکنان یکی از موارد جذب و فروش بیشتر و حفظ رفاه و امنیت و نشاط کاری می باشد. انسجام در مدیریت تیکت ها، بررسی و فیلترکردن تیکت ها، وجود بخش لاگ گیری از تمام فعالیت های در سیستم باعث شده که تیم پشتیبانی و افراد متخصص و مدیران اتوماسیون در شرکت ها بتوانند راحت مشکلات را کشف کرده و نیازهای سازمانی خود را راحت تر ساماندهی کنند.

سـامانه تبـادل فـایل

مأموریت اصلی در نظر گرفته‌شده برای زیرسیســتم ســامانه تبادل فایل نرم افزار اتوماســیون اداری بیزینس سافتور ، تبادل و انتقــال فایل‌ها دریک ســاختار منظم و از پیش تعریف‌شده، مســتقل از پرونده‌های قابل‌تعریف بر روی شــبکه سازمان می‌باشد.از ارزش‌آفرینی‌های این زیرسیســتم می‌توان به ســهولت و سرعت در انتقال فایل‌ها، امنیت و نظارت بیشــتر برای تبادل فایل دربستر شبکه داخلی، اعمال کنتــرل در هنگام تبادل فایل بر روی فرمت و حجم فایلها اشــاره کرد. با توجه به اینکه این زیرسیســتم تحت وب است نیاز به نصب بر روی سیستم کاربران را ندارد،و به‌سرعت در سطح سازمان اجرایی خواهد شد. از دیگر قابلیت های این سامانه می توان موارد زیر را نام برد :
پیروی از سـطوح دسترسـی بر اساس سـاختار و واحدهای سـازمانی
کنترل بر روی حجم و نوع فایل بر اساس دسترسی هر واحد
دارای کارتابل فایل دریافتی و ارسـالی به ازای هر کاربر
ارسال هم‌زمان یک فایل به تعداد نفرات دلخواه
حذف فایل‌های ارسال‌شده یا دریافت شـده در بازه زمانی قابل‌تعریف
فشرده‌سازی خـودکار فایـل در هنگام انتقـال و ذخیره‌سازی و خـروج از حالـت فشـرده در هنـگام دریافـت
امـکان Drag&Drop چنـد فایـل به‌صورت یکجـا بـه محیـط انتقـال
حذف مشکلات انتقال فایل‌ها بروش سنتی
اعمـال سـطوح دسترسـی بر اساس واحـد سـازمانی و کاربران بر روی نـوع و حجم فایـل قابل‌انتقال
جلوگیری از انتشار ویروس در محیط شبکه بهره‌بردار
جلوگیری از انبارش بی‌رویه فایل‌ها در پرونده‌های مشـترک سـازمان